Segundo a Exame, até 2020, 94% das empresas optaram por soluções em nuvem. A jornada da transformação digital é uma necessidade de qualquer empresa, hoje, nenhum funcionário vive mais sem um smartphone no ambiente coorporativo (e também no dia a dia), as empresas por si só estão investindo em tecnologia para facilitar e agilizar os processos aumentando drasticamente os resultados. Essa já é uma realidade das empresas na área fiscal e tributária.

O uso do cloud computing ou computação em nuvem é ideal para realizar gestão completa do processo tributário e fiscal.  Com um software de gestão fiscal e tributária em nuvem os getores fiscais podem realizar um planejamento tributário mais completo visto que os dados são mais fáceis de acessar. Ter seu sistema e dados em nuvem facilita para todo o departamento tributário.

Nesse artigo você verá as principais vantagens de ter o seu sistema tributário em nuvem.

Efetividade de Hardware e Software

Se antes a sua empresa precisava investir milhares de reais para ter um hardware que aguentasse seu sistema e fosse seguro para os seus dados hoje com um sistema em nuvem o seus dados e sistema ficam “hospedados” em um servidor de alta potência e segurança, reduzindo drasticamente o custo do investimento em solução fiscal e tributária.

Otimização do Time de T.i.

Empresas que ainda optam por um sistema robusto com servidor próprio tem uma alta demanda de atividades e custo com o time de TI, com um sistema em nuvem como o ONESOURCE Tax One por exemplo, o seu time de TI foca no que realmente importa.

Redução de Custo de Implantação e Atualizações

Para implantar um sistema tributário “normal” uma empresa tem um alto custo de investimento em hardware e mão de obra qualificada, além disso, esses tipo de sistema precisa ser atualizado constantemente e essa atualização custa tempo e em alguns casos taxas de atualizações.

Aumento do Nível de Segurança

Quando se tem um sistema em nuvem ele fica hospedado em um mega servidor que por si só é altamente blindado contra qualquer tipo de ataque cibernético, é muito mais difícil um hacker conseguir invadir o seu sistema quando hospedado nesses mega servidores (o que chamamos de Nuvem).

Conexão Constante

O mesmo conceito de segurança se aplica na conexão, é muito mais fácil a internet de sua empresa cair levando o seu sistema embora por um período do que um mega servidor (nuvem). Já pensou o quanto a sua empresa perde ficando 1 dia sem sistema? Com um sistema em nuvens as chances de isso acontecer são reduzidas drasticamente.

Agora que você já conhece as principais vantagens em se ter um sistema tributário em nuvem, gostaríamos de apresentar o ONESOURCE Tax One, a nova solução tecnológica da Thomson Reuters para gestão tributária em nuvem.

A complexa carga tributária que incide sobre as empresas brasileiras é uma dor de cabeça para os empreendedores. Devido a sua alta complexidade tributária as empresas de médio e grande porte são as que mais sofrem com isso, muitas dúvidas surgem na hora de cumprir com suas obrigações fiscais e por isso sua empresa precisa estar preparada, afinal mesmo que sua empresa não tenha menor intenção de descumprir a lei e sonegar impostos, existem muitas regras a serem respeitadas cujo o não cumprimento pode implicar em multas e outras penalidades.  Nesse artigo abordaremos sobre software de soluções fiscais e tributárias apresentando o ONESOURCE Tax One a nova solução da Thomson Reuters.

Durante muito tempo, ter um software de gestão fiscal e tributária exigiam um alto investimento para uma empresa e, por isso, muitas empresas usavam ferramentas como excel para gerenciar seu setor tributário. Apesar deste ainda ser o pensamento de muitos gestores, que preferem não investir em tecnologia e insistem na realização manual de algumas tarefas, o mercado tem provado todos os benefícios garantidos por sistemas, softwares e aplicativos.

A Thomson Reuters é uma empresa canadense multinacional referência mundial em tecnologia e soluções tecnológica principalmente na gestão fiscal e tributária. Presente também no Brasil, a Thomson Reuters atua com operações sólidas e estabelecidas desenvolvendo soluções para o setor Jurídico, Contábil, Comércio Exterior e Tributário.

Um dos seus carros chefe é a solução tributária MASTERSAF DW um software de soluções tributárias seguro, eficiente e ágil, permitindo gerenciar as complexidades da legislação tributária brasileira, de modo que estejam em compliance com as constantes alterações regulatórias nos âmbitos Federal, Estadual e Municipal.

Mas porque a minha empresa precisa de um software de gestão tributária?

A prestação de contas ao Fisco torna-se uma tarefa cada vez mais desafiadora para as empresas, já que o Sistema Tributário Nacional é composto atualmente por dezenas de tributos em diversas esferas e conta com uma legislação complexa e sobreposta.

Um software de gestão tributária reúne as informações fiscais e contábeis em uma base de dados única, com ele a sua empresa gera relatórios e arquivos para atendimentos e tomadas de decisões nas esferas municipal, estadual e federal. Além disso, fica preparada para atender às diferentes situações impostas pelo Fisco de cada obrigação federal, partindo de uma única base de dados, resultando segurança aos processos de apuração dos impostos.

O que é o ONESOURCE Tax One?

Com o avanço na tecnologia esses softwares de gestão fiscal e tributária foram evoluindo e ganhando novas formas possibilitando um melhor custo x benefícios. Se antes para ter uma solução dessa uma empresa precisaria investir em hardwares avançados e mão de obra super qualificada, no cenário atual com uma solução de sistema fiscal e tributário em nuvem esse custo é reduzido drasticamente.

Com tantas mudanças na legislação tributária e um esforço de redução de custos e garantia de compliance nas empresas, o ONESOURCE Tax One simplifica a gestão do departamento tributário de sua empresa para que ela possa focar em seu objetivo de negócios.

O ONESOURCE Tax One é a nova solução tributária em nuvem da Thomson Reuters, proporcionando uma melhor experiência ao usuário com um ambiente mais poderoso, seguro e eficiente, o ONESOURCE Tax one facilita a gestão do departamento tributário das corporações. Oferece segurança e economia, eliminando riscos e reduzindo custos em hardware e manutenção. Oferecemos a tecnologia e as respostas confiáveis que a sua empresa precisa para estar em compliance com a legislação tributária brasileira nas esferas Municipal, Estadual e Federal.

Mas porque ter um sistema tributário em nuvem?

Assim como qualquer outro sistema, estar em nuvem hoje já é uma questão de necessidade visto que a segurança dos dados de uma empresa é de extrema importância, de forma simples, se um hacker tentar  invadir sua empresa e realizar  o roubo de  dados  seria muito mais fácil,  executar esta ação  em um sistema de servidor físico on- premisse do que um sistema em nuvem, localizado em um local remoto com alto nível de segurança. Além disso, um sistema na nuvem reduz custos com hardware e software, otimiza o tempo e facilita o trabalho do time de TI.

Quer conhecer mais sobre o ONESOURCE Tax One e as soluções tributárias em nuvem?
A YKP é uma das parceiras oficiais da Thomson Reuters no Brasil. Clique aqui para falar com um de nossos consultores especializados e tire todas suas dúvidas sobre o ONESOURCE  Tax One.

O que é REINF

Reinf é uma obrigação fiscal que foi implantada em meados de maio de 2018. Com este sistema é possível realizar unificações das obrigações e integrar ao fisco, assim demonstrando tributos e contribuições que não entram em folhas de pagamento dos colaboradores ou empresa.

No passado este tipo de ação de obrigação acessória era realizado pelo DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte, para a EFD – Contribuições e GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço e de Informações à Previdência Social. O projeto tem como base central calcular retenções dos serviços tomados e/ou prestados pelas corporações, assim complementando o sistema eSocial  de vertente para dados de vínculos empregatícios.

Em qual cenário é necessário realizar a entrega de EFD – Reinf ?

• Entidades fautoras de Associações desportivas, ou recebimento das mesmas de recursos.
• Corporações que executam CPRB – Contribuição Previdenciária sobre Receita Bruta, conforme Lei 546/2011.
• Empresas e pessoas físicas que realizarem retenções de COFINS, CSLL, PIS/PASEP, IRRF, IRPJ.
• Empresas que realizarem ou receberam serviços de terceiros.

 

O que mudou com o REINF 2.0 ?

Após diversas analises durante o ano de 2018 e 2019, ocorreu uma aprovação da Receita Federal  para uma versão 2.0 assim modificando alguns layouts que somente serão exigidos como competência  em janeiro de 2020.

O que acontece com a empresa que perder a entrega do Reinf 2.0?

O Reinf deverá ser enviado para a Receita Federal no dia 15 do mês subsequente, se por algum fator este dia cair em final de semana ou feriado, a declaração deve ser encaminhada no próximo dia útil. Caso a empresa tenha perdido o prazo de entrega, omissão e informações incorretas haverá sanções passiveis de multa.

Sendo R$ 20,00 para cada grupo de informações erradas ou incompletas em comparativa da declaração original, se a empresa perder o prazo para entrega terá que desembolsar o valor de 2% a 20% sobre o valor dos tributos informados na EDF REINF ou não tenha entregado até a data de intimação. Vale ressaltar que MEI – Microempresário Individual tem a sua multa reduzida em até 90%, já as Microempresas ou Empresas de Pequeno Porte as multas podem ser reduzidas até 50%.

Se uma empresa deixar de enviar uma declaração em fevereiro, referente à competência de janeiro e a Receita Federal intimarem a instituição em dezembro (11 meses depois), nesse caso a receita pedirá o esclarecimentos sobre aquela declaração, então ela pagaria, no máximo, 20% sobre o valor dos tributos relacionados. Se ela informar 140 transações que deveriam ser escrituradas, então o valor seria de 20% dos tributos + R$ 280,00 referentes às informações faltantes.

Qual o valor mínimo da multa do Reinf 2.0?

• Mínimo de R$200 para declarações que não tiverem fatos geradores e deixarem de ser transmitidas.
• Mínimo de R$500 reais para declarações apresentadas com incorreções.

Possíveis reduções dos valores das multas:

Se a declaração for transmitida fora do prazo e antes de qualquer procedimento de ofício da RFB, como uma intimação, então o valor da multa será reduzido em 50%.

Já se ele for intimado, transmitir as declarações atrasadas e se regularizar antes do fim do prazo estabelecido, então o desconto será de 25% sobre o valor da multa.

A minha empresa  MEI/EPP tem alguma redução nas multas Reinf 2.0?

• Microempresário individual (MEI) receberá 90% de redução sobre os valores de suas multas;
• Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP) terão suas multas reduzidas em 50%.

Mas atenção, essas reduções não são concedidas para empresas que dificultarem, fraudarem ou resistirem à fiscalização. Se o contribuinte não pagar a multa em até 30 dias após o recebimento da notificação perderá a redução da multa.

O EFD Reinf 2.0 é 100% digital, os seus arquivos são transmitido no tipo .xml, após o envio todas as informações passam por um cruzamento com outros dados do SPED, inclusive de outros contribuintes.  Por isso, é preciso garantir que as informações sejam precisas para evitar as multas e possíveis fiscalizações dos auditores fiscais. As empresas que estão atualizadas já estão se adiantando e implantando um sistema de Reinf 2.0 para garantir o cumprimento de toda fiscalização evitando prejuízos com multas por atraso ou erro humano.

Como evitar catástrofes fiscais?             

Em um ambiente de obrigações fiscais que ocorrem constantes mudanças, é necessário que todas as informações sejam encaminhadas de forma concisa e integra assim reduzindo possíveis transtornos desnecessários, redução de custos e reduções operacionais com retrabalhos.

Para atingir este patamar a empresa deve buscar soluções no mercado que atenda todos os pré-requisitos solicitados pelo governo para a transmissão de arquivos e também estar atenta às mudanças e atualizações.

A empresa YKP vem de encontro a estes ideais, pois, é líder em soluções de negócios digitais, somos uma empresa com mais de 28 anos de mercado e detentora de um grupo com quatro empresas agregadas, todas com foco em inovação, tecnologia, e com conhecimento e experiência para oferecer soluções e melhorias para os processos críticos ao seu negócio. Ajudamos mais de 300 empresas a atingirem seus objetivos de negócio com nossa consultoria de processos e tecnologia e, obviamente, com a solução REINF 2.0/Thomson Reuters, para apoio aos processos fiscais e tributários.

Não deixe para o ultimo momento o seu planejamento e adequação de seu ambiente corporativo para envio de obrigações fiscais pelo REINF 2.0, este tipo de ação será o fato primordial para o sucesso e redução de custos ou auditorias e possíveis multas.

Cuidar das questões fiscais da empresa é um dos maiores desafios dos empreendedores, principalmente por que qualquer erro despercebido pode causar muitos transtornos para o negócio, entre eles, as autuações fiscais, que podem ocorrer quando na investigação do Fisco alguma irregularidade é encontrada e uma penalidade é aplicada.

E então, está convencido de que sua empresa precisa e muito de processos e sistemas Fiscal e Tributários mais eficientes e digitais?  Que tal conversar com um dos nossos consultores para você entender o momento tributário atual de sua empresa e como podemos ajudá-lo a criar e manter um cenário fiscal ideal e mitigar os seus riscos junto ao Fisco.

Fica o convite, venha tomar um café conosco, teremos um imenso prazer em atendê-lo e quem sabe, poder tornar o seu desafio de transformação digital dos processos fiscais de sua empresa em nosso próximo caso de sucesso.