O ano de 2020 está bastante conturbado para todas as sociedades. Com a propagação da Covid-19, muitas empresas fecharam as portas e outras várias passaram a adotar o modelo de atividade remota. No entanto, o contágio começou a desacelerar no segundo semestre e, com isso, o trabalho pós-pandemia passou a ser um ponto de reflexão nas empresas.

Isso não é diferente nos escritórios de tecnologia e, em diversas cidades do Brasil, já há o sinal de flexibilização e retomada gradual das atividades econômicas, em outras há um sinal de controle mais rígido. Para isso, esses negócios devem se adaptar à nova realidade, a fim de garantir que seus colaboradores fiquem seguros no ambiente de trabalho.

Pesando nisso, preparamos este texto com o objetivo de esclarecer como se deve proceder nessa volta às atividades laborais nos escritórios de tecnologia. Confira o conteúdo e boa leitura!

A importância de seguir as normas de segurança nos escritórios

Para que o retorno ao trabalho seja feito de modo seguro e eficaz, as empresas de tecnologia e os profissionais devem redobrar os cuidados. É preciso cumprir regras e orientações rígidas de autoridades sanitárias, além de criar hábitos para lidar com essa nova realidade. Assim, alguns procedimentos devem ser adotados para manter a segurança nas empresas, como:

• rever métodos de trabalho, tornar os fluxos mais coerentes e adequados à nova realidade;
• melhorar a comunicação interna, por meio de e-mail, mensagens e outras redes;
• aprimorar a capacitação e treinamento;
• fornecer aos colaboradores orientações e e segurança;
• remodelar as estações de trabalho;
• higienizar constantemente o espaço;
• disponibilizar equipamentos de proteção a sua equipe;
• caso for viável, estabelecer a flexibilização do regime presencial.

Como fica a infraestrutura? 

Um fator muito importante a se apontar, é que com a propagação da Covid-19, muitas empresas aceleraram o processo de transformação digital, inclusive negócios que não estão ligados ao setor de tecnologia.

Muitos segmentos de mercado precisaram demitir ou diminuir a carga horária dos colaboradores, com o objetivo de reduzir custos em um período de baixa receita. Contudo, mesmo antes do fim da crise, as contratações voltaram, ainda que de forma tímida, mas com necessidades bem diferentes de anteriormente.

Ou seja, o trabalho no pós-pandemia exige uma alteração na infraestrutura das empresas. Agora, o meio virtual é mais importante do que nunca. Desenvolvimento de sites, atendentes virtuais, aplicativos de comunicação e profissionais de TI são uma necessidade urgente.

Para o trabalho pós-pandemia, dificilmente os hábitos de compra de clientes por meio da internet serão perdidos. Ao contrário, a tendência é que aumente a demanda virtual e surjam novas tecnologias de expansão de negócios virtuais.

Outsourcing

O trabalho pós-pandemia gera incertezas e isso fez com que muitos profissionais perdessem seus empregos. Soma-se a isso a inovação tecnológica e as novas soluções de trabalho. Essas alterações moldaram novas gerações de profissionais que, em vez de esperar que o mercado disponibilize uma resposta, procuram o modelo de contratação freelance.

Assim, o que era apenas um trabalho esporádico está se tornando um meio duradouro. A tendência é que a informalidade e a velocidade do serviço autônomo, notadamente nos setores de tecnologia, sejam cada vez mais consideradas por empresas e escritórios.

Inovação e transformação nos negócios pós-pandemia

Uma pesquisa da Confederação Nacional da Indústria (CNI), informa que 83% das companhias dizem precisar de mais inovação para crescer ou mesmo sobreviver depois da estabilização da Covid-19. O setor de produção, por exemplo, é apontado como a área principal para receber inovações por 58% dos entrevistados.

A situação atual, tende a acelerar o desenvolvimento de negócios e inovações. A realidade deixou ainda mais evidente para as empresas a necessidade de se investir em tecnologias inovadoras, notadamente, em aperfeiçoamento das metodologias existentes de gestão.

Para a CNI, esses números apontam que a mudança é imperativa. Entre as empresas consultadas, 68% modificaram de algum modo o seu processo de produção, mas apenas 56% delas consideram ter inovado.

Enfim, as atividades laborais ainda vão sofrer várias mudanças no decorrer dos próximos meses e anos. É preciso que as empresas e escritórios de tecnologia acompanhem as mudanças culturais.

O trabalho pós-pandemia terá uma nova realidade e você precisa se adaptar a tudo isso. Além disso, a segurança cibernética está se tornando uma prioridade para negócios que, agora, têm menos  controle sobre os dispositivos acessados por seus funcionários das redes corporativas.

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Business Process Outsourcing, ou simplesmente BPO, que em tradução livre significa “terceirização dos processos de negócios”. Trata-se da contratação de atividades e funções de negócios que não fazem parte da atividade principal da empresa (ou core business em inglês).

O BPO vem ganhando cada vez mais força, especialmente porque empresas têm estado mais focadas em aumentar a produtividade, reduzir custos e alavancar a lucratividade, o que faz com que elas mantenham um foco maior em suas atividades fins (aquelas que fazem o dinheiro entrar em caixa).

Ter uma equipe alocada para cuidar de questões fiscais, por exemplo, pode ser muito oneroso e encarecer a operação da empresa, ainda mais em períodos de dificuldades financeiras. Justamente por essa questão que o BPO Fiscal tem sido uma ótima opção para empresas que querem reduzir custos e otimizar processos por meio de profissionais experientes na área, trazendo segurança e escalabilidade no aumento ou baixa de demandas.

O Cenário Fiscal Brasileiro

No cenário atual, as empresas precisam ter qualidade de informação e a garantia de que estão enviando os dados corretos para as autoridades fiscais e dentro dos prazos estabelecidos.

Estar em conformidade com o governo é só um ponto de atenção.

Obviamente, que um país com tanta complexidade em sua legislação, exige muitas horas de trabalho para manter o compliance:

Por que o BPO Fiscal é uma tendência do mundo pós-pandemia?

O acúmulo de obrigações fiscais, mudanças nas transações de compra e venda e o aumento cada vez maior dos controles do fisco estão entre os fatores que podem influenciar a preferência por esse tipo de solução.
É difícil prever a recuperação da economia. O fato é que a eficiência será crucial para a sobrevivência das empresas.
Com o fim da quarentena, será preciso arrumar a casa em diversos aspectos.
No segmento fiscal, vimos uma série de obrigações postergadas, o que tornou ainda mais desafiador o controle da complexa agenda tributária brasileira.
As empresas terão uma série de ações emergenciais para tratar nos próximos meses. E essa complexidade versus acúmulo de obrigações não será algo simples de resolver.
Nesse cenário, o BPO Fiscal é como uma luz para o conturbado momento que devemos viver quando as atividades presenciais forem retomadas.

Isso porque há uma série de caminhos que podem ser consideravelmente simplificados com esse tipo de solução. A começar pela geração das obrigações fiscais, mas passando pela classificação e reorganização de dados, viabilizando novas entradas de maneira inteligente, a automação de cálculo de impostos, o gerenciamento de documentos fiscais, entre outras possibilidades – todas ligadas ao aumento definitivo de eficiência.

Temos clientes com interesse em entregas de obrigações pontuais, como por exemplo SPED Contábil e ECF (1 vez ao ano) e também clientes que querem contratar a operação de BPO de todas as obrigações fiscais de entregas mensais.

A precificação do serviço varia de acordo com a quantidade de empresas X obrigações e tempo de contrato.

Obrigações Fiscais Atendidas:

• Escrituração dos Livros Fiscais ICMS, IPI, Estoque, Inventário;
• ICMS ST;
• CIAP – Livro de Apuração de Créditos de ICMS sobre o ativo Permanente;
• Livro de Apuração Crédito de PIS/Cofins sobre o Ativo Permanente;
• Declarações acessórias estaduais GIAS das UF’s;
• Declarações DCTF, DIRF;
• Geração de GUIAS GNRE, GIA ST, DARF, GPS, ISS;
• Escrituração de ISS;
• Geração de arquivos SPED;
• ECD – Escrituração Contábil Digital;
• ECF – Escrituração Contábil Fiscal;
• EFD, ICMS/IPI – Escrituração Fiscal Digital;
• EFD Contribuições – Escrituração Fiscal Digital (PIS/COFINS/CSLL);
• EFD REINF.

As organizações prestadoras de serviços têm sido importantes aliadas das pequenas e médias empresas, no entanto precisam apresentar soluções atualizadas aos seus clientes para não se tornarem obsoletas.

O uso do Business Process Outsourcing (BPO) fiscal é demandado pelas empresas como solução estratégica, podendo liberar mais tempo e esforços no seu core business.

Com contratação do BPO Fiscal, a redução de custos operacionais não é o fator principal de decisão, pois as empresas quando optam por este modelo, levam também em consideração o conhecimento de seus profissionais, a gestão da atividade e os ganhos em eficiência operacional são de suma importância para os resultados e a satisfação.

Através do BPO, viabilizamos a operação e quando houver necessidade de internalizar as operações fiscias, a YKP pode ajudar também com a implementação de sistemas de Gestão financeira, Nota Fiscal Eletrônica, Sistema Fiscal e Automação de processos via RPA (Robotic Process Automation).

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